Sistema sob medida ou software pronto? Como decidir

Resposta curta: se o seu processo é padrão ou quase padrão, um software pronto costuma ser a escolha mais rápida e simples. O sistema sob medida compensa quando o seu processo é específico, quando nenhum produto do mercado atende às suas regras, ou quando você precisa deformar a operação para caber no software. Dá para decidir com cinco perguntas, listadas mais abaixo.

Qual é a diferença entre software pronto e sistema sob medida?

Software pronto é um produto já desenvolvido, normalmente cobrado por assinatura. Você configura e usa. Sistema sob medida é um software desenvolvido a partir do processo da sua empresa, com as telas, regras e integrações que você precisa.

Existe ainda um meio-termo. O Bling, por exemplo, separa três modelos de ERP: o personalizado, que parte de uma plataforma pronta com adaptações; o sob medida, desenvolvido do zero; e o customizável, que já traz recursos de configuração.

Como os dois se comparam?

Critério	Software pronto	Sistema sob medida
Processo da empresa	Funciona bem quando o processo é padrão	Funciona bem quando o processo é específico
Começar a usar	Mais rápido, pois o produto já existe	Depende do escopo, pois precisa ser desenvolvido
Forma de custo	Assinatura recorrente	Investimento de desenvolvimento, mais manutenção mensal
Personalização	Limitada ao que o produto oferece	Definida por você, tela a tela
Integrações	As que o produto já suporta	As que você precisar, conforme o escopo
Evolução	Segue o roteiro do fornecedor	Segue as prioridades da sua empresa
Recursos que você não usa	Normalmente vêm junto	Só entra o que foi pedido

Quando o software pronto é a melhor escolha?

Quando o seu processo é parecido com o de outras empresas do mesmo ramo. Nesse caso, pagar para desenvolver do zero é gastar tempo e dinheiro com algo que o mercado já resolve. Fornecedores de ERP, como a Cora, também reconhecem que criar um sistema do zero só faz sentido quando os sistemas do mercado não atendem às particularidades do negócio.

Quando o sistema sob medida passa a fazer sentido?

Responda a estas cinco perguntas. Quanto mais “sim”, mais o sob medida se justifica.

1. O seu processo é um diferencial que os concorrentes não têm?
2. Você já testou um software pronto e precisou de planilhas ou digitação paralela para fechar o processo?
3. Alguém da equipe faz a ponte na mão entre dois sistemas ou canais que não conversam?
4. Você adapta o seu jeito de trabalhar ao software, e isso atrapalha a operação ou o atendimento?
5. Você tem condição de manter o sistema com um contrato de manutenção depois da entrega?

Se a resposta for “não” para quase tudo, comece por um software pronto. Se for “sim” para as perguntas 2, 3 e 4, vale a pena orçar um sistema sob medida.

O que não esquecer na hora de decidir

• Sob medida exige manutenção. Hospedagem, correção e ajustes são parte do custo. Veja os fatores no artigo Quanto custa um sistema sob medida.
• Pronto também tem limites. Teste o produto com o seu processo real, e não só com a demonstração do vendedor.
• Dá para combinar os dois. Muitas empresas usam um software pronto para o básico e um sistema sob medida só para a etapa que é diferente.

Como a KVM System ajuda nessa decisão

A maior parte do que a KVM System entrega é sistema interno sob medida. Mesmo assim, se o seu caso cabe em um software pronto, dizemos isso na primeira conversa. Conte em duas frases o seu processo e respondemos com a recomendação, faixa de preço e prazo.

Como este artigo foi feito

Não usamos estatísticas de mercado, porque os números variam demais entre setores e fontes. Os critérios da tabela vêm da diferença estrutural entre produto de prateleira e desenvolvimento sob demanda. A distinção entre os modelos de ERP segue o artigo do Bling, e a observação sobre quando criar do zero faz sentido vem do artigo da Cora, ambos listados nas fontes. Esses são blogs de fornecedores, então o viés comercial deve ser considerado. Data de publicação e de atualização aparecem no topo da página.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre software pronto e sistema sob medida?

O software pronto é um produto já desenvolvido, vendido normalmente por assinatura e configurado para o seu uso. O sistema sob medida é desenvolvido a partir do processo específico da sua empresa.

Quando vale a pena um sistema sob medida?

Quando o seu processo é um diferencial do negócio, quando nenhum produto pronto atende às suas regras, ou quando você adapta o processo ao software e isso prejudica a operação.

Existe uma opção entre os dois?

Existe. Há plataformas prontas que permitem personalização e configuração. Elas atendem empresas com processos parcialmente específicos que querem começar mais rápido.

A KVM System recomenda sempre o sistema sob medida?

Não. Se o seu caso cabe em um software pronto, ele costuma ser o caminho mais rápido e simples, e dizemos isso na conversa inicial.

Fontes

• Bling: ERP personalizado, sob medida e customizável
• Cora: Como criar um ERP e quando vale a pena investir